På den här sidan beskriver vi hur inköp med kontanter och kort ska bokföras i Procountor. Kontant- och kortköp kan förekomma i samband med inköp med företagets kontanta medel eller bankkort samt inköp som person gjort med egna pengar eller bankkort.
Inköp genom att använda företagets kontanta medel (kontantköp)
Bokföringsverifikat
Det mest praktiska är att bokföra kontantköp på ett verifikat. Det är även möjligt att bokföra inköp på en leverantörsfaktura. Det lönar dock sig inte att göra ett separat verifikat för varje inköp, utan det är bättre att samla alla inköp från en lämplig period (exempelvis vecka eller månad) och göra en sammanställning av dem.
De insamlade uppgifterna om inköpen sammanställs på verifikatet sorterade enligt momssats. Vid behov kan en exakt specificerad lista göras av inköpen i Excel och som bifogas till verifikatet
När verifikatet är klart för bokföring klickar du på Godkänn. Verifikatet får då statusen Godkänd. Det är möjligt att redigera konteringarna på ett godkänt verifikat.
Bokföring via en leverantörsfaktura
Om du önskar att bokföra kontantköpen på en leverantörsfaktura i stället för på ett verifikat är tillvägagångssättet detsamma som för ett verifikat. Leverantörsfaktura ska dock markeras som betald med funktionen Markera som betalad utanför Procountor i vyn Betalning så att den inte hamnar på listan över öppna fakturor.
En anledningen till att vilja göra bokföringen på leverantörsfaktura kan vara att du inte vill använda verifikat eller du inte har behörighet till det. Rapporteringsbehoven kan också påverka vad som är bäst att använda.
Vid inköp på företagskort
För inköp med bankkort rekommenderas att ett specifikt bokföringskonto används för ändamålet. Bankkortsinköpen visas med en egen förklaringskod på kontoutdragen och det är möjligt att ställa in en egen kontering under Administration > Uppgifter om bokföringen > Förvalda värden för kontering > Förvalda konteringar för kontoutdrag. (Standardkonteringar för verifikationstyperna)
I det här fallet går betalningarna för inköp gjorda med bankkort automatiskt till det specifika kontot, vilket underlättar uppföljningen av dem.
För själva inköpen med bankkort görs ett verifikat.