Procountor håller reda på vilka kunder du har tvingats påminna för obetalda fakturor via telefon, e-post eller post.
Att använda funktionen
Lägg till avgifterna i produktregistret
För att kunna aktivera funktioen behöver du först lägga nya produkter i ert produktregister (Register > Produktregister, försäljning):
Inkassoavgift, x SEK, moms 0 %
Dröjsmålsränta, 0 SEK, moms 0 %
Det går alltså att bestämma priset på inkassoavgiften i förväg. Detta standardpris kan redigeras ytterligare på fakturan om så önskas.
Det går att välja önskad enhet, t.ex. antal för inkassoavgift och dagar för dröjsmålsränta.
Lägg till en produktkod om ni önskar följa produkten i olika rapporter.
Aktivera beräkning
Markera kryssrutan för Automatisk behandling av inkasso- och dröjsmålsavgift i Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar.
Ange sedan följande information:
Välj produkten du skapat för inkassoavgift/påminnelseavgift i fältet Produkt av inkasseringsavgift
Välj produkten du skapat för dröjsmålsränt i fältet Produkt bland dröjsmålsavgifter om du önskar att använda denna.
Dagsmarginalen för dröjsmålsavgifter har standardvärdet 0 dagar.
Men det går att välja ett önskat antal, t.ex. 2 dagar. Företaget kan alltså tillåta sina kunder att betala med en viss fördröjning. I praktiken betyder det här att dröjsmålsräntan beräknas först efter att det utestående beloppet är försenat med fler dagar än det som angetts i detta fält. Vid marginalberäkningen tas hänsyn till helger och helgdagar.
Avgifterna läggs på nästa kundfaktura
Obs! När funktionen inkassoavgift är aktiverad, läggs inkassoavgiften till på nästa faktura som skapas för kunden. Procountor beräknar också dröjsmålsränta för det försenade beloppet, och lägger till den på den nya fakturan.
Om man önskar att inte lägga på avgiften, välj Nej i pop-up rutan.
Matchning av fakturor mot kund
Du kan kontrollera att de kundfakturor som du skapat har matchats mot kund i registret genom att markera alternativet Ska sökningen endast omfatta icke allokerade? under Avancerad sökning i Sökning av verifikat. D.v.s. om du hittar omatchade fakturor med den här sökningen, kan du manuellt matcha fakturorna mot kunden i den vyn genom att klicka på Lägg till funktioner och välja Allokera till affärspartner. Det är bara möjligt att beräkna inkassokostnader och dröjsmålsavgifter för fakturor som matchats mot kunder i registret.
Beräkning av dröjsmålsränta
Om kunden betalar sin faktura för sent, d.v.s. betalningsdagen är senare än förfallodagen (+ den marginal som angetts i företagsuppgifterna), så beräknar Procountor hur många dagar betalningen är försenad och registrerar den dröjsmålsränta som ska krävas av kunden i databasen. Programmet föreslår att en rad med dröjsmålsavgiften tas med på kundens nästa faktura. Procountor använder den angivna procentsatsen för att beräkna dröjsmålsräntan.
Betalningspåminnelse
När en betalningspåminnelse skapas för en faktura till en registerkund frågar Procountor om en rad för inkassokostnader ska läggas till på kundens nästa faktura.
Om frågan besvaras med Nej skickas betalningspåminnelsen som vanligt och det föreslås inte någon rad för inkassoavgift till kundens nästa faktura.
Om frågan besvaras med Ja ställs följdfrågan Radkommentar på raden för inkasseringskostnaden. Om du vill kan du skriva en text som visas i radkommentaren på fakturan. Det går att styra om radkommentaren ska visas på den faktura som skickas med inställningen Radkommentar i Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar. Därefter skickas betalningspåminnelsen som vanligt med förslag om att ta med en rad för inkassoavgiften på nästa faktura till kunden.
Fakturering av kostnader
Fakturering av kostnader som en del av en ny faktura
När du skapar en faktura för denna kund nästa gång, kommer du att få följande fråga: ”Önskar du att lägga inkassokostnader/dröjsmålsavgifter till kundens nästa faktura?”
Om svaret är ”Nej” händer ingenting och du kan fortsätta skapa kundfakturan som vanligt. Programmet föreslår att lägga till samma inkassokostnads- och dröjsmålsavgiftsrader nästa gång en kundfaktura skapas för kunden i fråga.
Om svaret är ”Ja” lägger programmet automatiskt till inkassokostnader och dröjsmålsavgifter som en produktrad. I samband med att fakturan sparas första gången lägger programmet det fakturanummer som kostnaderna är knutna till inom parentes efter produktnamnet. Antalet sådana produktrader kan variera mellan 1 och n, om det har varit nödvändigt att kräva in betalningen av kunden flera gånger eller om det är många fakturor som har försenad betalning.
Om du vill ta bort inkassokostnads- och dröjsmålsavgiftsrader så att de aldrig debiteras, ska raderna först hämtas till fakturan, sedan ska fakturan sparas och till slut ska raderna tas bort.
Fakturering av kostnader i samband med inläsning av fakturamaterial
Om fakturor skapas via import av fakturamaterial när funktionen Automatisk beräkning av inkassokostnader och dröjsmålsavgifter är aktiv, kontrolleras eventuella rader som skall krävas in för varje faktura i samband med importen av materialet. Dessa läggs i så fall till på fakturan.
Procountor har alternativet ”Ska icke fakturerade inkasserings- och dröjsmålsavgifter läggas till fakturorna i fakturamaterialet?” förvalt. Markeringen kan tas bort om inkassokostnader och dröjsmålsavgifter inte ska läggas till på fakturan.
Uppföljning av ackumulerade kostnader och fakturering som egen faktura
Transaktioner som ska krävas in kan följas upp via Sökning av verifikat och Traditionell verifikatsökning. När företaget använder automatisk beräkning av inkassokostnader och dröjsmålsavgifter, går det att lägga till det nya sökvillkoret Inkasserings- och dröjsmålsavgifter i Traditionell verifikatsökning och kryssa för att sökningen ska begränsas till de fakturor som har icke-fakturerade inkassokostnader och dröjsmålsavgifter.
En ny faktura kan skapas för kunden i fråga genom att du markerar raden i sökresultatet och klickar på knappen Lägg till funktioner > Skapa ny faktura. Därefter går man vidare som beskrivet under punkten "Fakturering av kostnader som en del av en ny faktura" ovan i denna artikel.