Högst upp under den övre knappraden visas vilken status ett verifikat har. Exempel på status är Under behandling och Betald. Läs mer om statusar.

Fälten Namn, Identifierare och Gatuadress har plats för 80 tecken. Fältet Postnummer har plats för 20 tecken. Fältet Postort har plats för 40 tecken. Namnet är en obligatorisk uppgift.

De här fälten är unika för resefakturor. På en resefaktura kan du fylla i flera förklaringsrader om flera resor debiteras på samma faktura.

Lägg till förklaringsrad – Skapar en ny tom förklaringsrad som du kompletterar med resans uppgifter.

Kopiera förklaringsrad – Kopierar markerad förklaringsrad till en exakt likadan kopia av den valda förklaringsraden som du sedan redigerar enligt önskemål.

Ta bort förklaringsrad – Tar bort den markerade förklaringsraden.

Avresedatum och -klockslag – Fältet har plats för 40 tecken. Uppgifterna visas på fakturan i utskrivbart format.

Återresedatum och -klockslag – Fältet har plats för 40 tecken. Uppgifterna visas på fakturan i utskrivbart format.

Orter – Fältet har plats för 255 tecken. Uppgifterna visas på fakturan i utskrivbart format.

Resans syfte – Fältet har plats för 255 tecken. Uppgifterna visas på fakturan i utskrivbart format.

Fakturadatum – Dagens datum är förinställt.

Fakturanummer – Skapas automatiskt när informationen sparas.

Fakturans summa – Anges automatiskt.

Personnummer – Hämtas automatiskt från personregistret då fakturan skapas. Då kan man välja om personnumrets slutdel ska visas på fakturan. Personnumret går inte att ändra senare.

Betalsätt/BIC-kod – Välj önskat betalsätt i rullgardinsmenyn. Alternativen är Överföring, Kreditkortsdebitering, Utlandsbetalning, Annan och Kontanter.

Kontonummer – Det är obligatoriskt att ange betalningsmottagarens kontonummer om det valda betalningssättet för fakturan är Överföring. Om fakturan t.ex. har betalats kontant kan du utelämna kontonumret, men då måste du välja Annan som betalsätt.

OCR - Numret skapas automatiskt när fakturan sparas. Det går också att ange ett eget OCR-nummer om det finns särskilt behov av detta. OCR-numret kan vara högst 20 tecken långt. På Procountors inköpsverifikat (leverantörsfaktura, rese- och kostnadsfaktura) är internationella RF-referenser tillåtna.

Förfallodag och dröjsmålsränta – Förfallodagen beräknas enligt betalningsvillkoret utifrån fakturans datum. Om förfallodagen ändras så ändras betalningsvillkoret. Dröjsmålsräntan kan vara 0–999,99.

Betalningsvillkor – I det första fältet anges antalet dygn och i det andra fältet procentvärdet. Betalningsvillkoret kan vara 0–999 dygn och procentvärdet kan anges mellan 0 och 100. Uppgifterna visas på fakturan.

Rabatt-% – Denna rabattprocent gäller för hela fakturan. Om andra rabattprocentsatser har använts på fakturaraderna, tas de bort och ersätts av den fakturaspecifika rabattprocenten. Rabatten kan anges med fyra decimalers noggrannhet mellan 0 och 100 % och den påverkar fakturans slutsumma. Rabattprocenten visas alltid på fakturaraderna med två decimalers noggrannhet.

Valuta och kurs – Fakturans valuta väljs på rullgardinsmenyn. Kursen hämtas från registret. Du kan också skriva in önskat värde på kursen.

Lista över sakgranskare - Med den här rullgardinsmenyn går det att välja en förberedd lista över sakgranskare om en sådan har skapats via Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde.

Fakturans sakgranskare - Om företaget använder Cirkulation av leverantörsfakturor går det att välja sakgranskare i rullgardinsmenyerna för dessa fält. Sakgranskarnas e-postadresser ska vara angivna bland användarens egna uppgifter för att det ska gå att skicka dem ett meddelande om leverantörsfakturor som inväntar behandling.

Fakturans godkännare - Om företaget använder Cirkulation av leverantörsfakturor går det att välja godkännare i rullgardinsmenyerna för detta fält. Godkännarens e-postadress ska vara angiven bland användarens egna uppgifter för att det ska gå att skicka ett meddelande om leverantörsfakturor som inväntar behandling.

Tilläggsuppgifter – Ett obegränsat antal tecken kan skrivas in i fältet. Via importen av fakturor går det att hämta högst 500 tecken. Tilläggsuppgifterna visas på fakturan i utskrivbart format. Du kan skriva in tilläggsuppgifterna direkt i fältet eller klicka på

-knappen efter fältet. Då öppnas ett fönster för redigering av uppgifterna. Då kan även radbyte användas. Radbyten visas i fältet som tecknet \.

Egna anteckningar – Ett obegränsat antal tecken kan skrivas in i fältet. Anteckningarna visas inte på fakturan i utskrivbart format. Du kan skriva in anteckningarna direkt i fältet eller klicka på

-knappen efter fältet. Då öppnas ett fönster för redigering av uppgifterna. Då kan även radbyte användas. Radbyten visas i fältet som tecknet \. Anteckningarna visas på bokföringssidan. Uppgifterna i fältet visas även i sökresultatet vid Sökning av verifikat, men de kan inte användas som sökvillkor. När du i Sökning av verifikat högerklickar med musen och väljer alternativet Egna anteckningar i menyn öppnas ett fönster där du kan se och redigera de egna anteckningarna oberoende av fakturans status.

Enhetspriser inkl. Moms – Med det här valet väljer du om priserna för de produkter som ska faktureras visas inklusive moms eller inte.

Bokföring radvis – Här går det att ange att bokföringen skapas radvis på bokföringssidan och inte som en totalsumma. Om du använder förvalda konteringar eller dimensioneringar för produkterna ska bokföringen skapas radvis.

Spara – Sparar fakturauppgifterna i databasen och skapar en bokföringssida för fakturan. Fakturan behåller statusen Under behandling och kan fortfarande redigeras. Efter att fakturan har sparats kan den sakgranskas, godkännas och/eller överföras till betalning. Om du redigerar fakturauppgifter som påverkar bokföringen (produkter, summa, mängd, moms osv.) skapas fakturans bokföring och dimensionering på nytt med nya förinställda värden.

Markera som klar – Skickar en faktura med statusen Under behandling för cirkulation. En påminnelse skickas med e-post till den person som har markerats som sakgranskare/godkännare för rese- eller kostnadsfakturan om att en faktura inväntar godkännande i Procountor. Meddelandet skickas så många gånger som du trycker på knappen och godkänner skickandet. Om fakturan har skickats för cirkulation tidigare, påminner programmet om det. Fakturagranskarens e-postadress ska finnas sparad i sakgranskarens egna uppgifter Administration > Egna uppgifter och inställningar för att det ska gå att skicka en påminnelse.

Knappen Redigera har flera alternativ.

Kopiera - Funktionen kopierar fakturan. Om verifikationsserien eller affärspartnern inte ändras skapas en identisk faktura med undantag för fakturanummer, referens, fakturadatum och förfallodag. Kopians status är Under behandling. Om Verifikationsserie eller Affärspartner ändras, hämtas raduppgifterna från den ursprungliga fakturan och de övriga uppgifterna från registret.

Redigera anteckningar - Med den här knappen kan du redigera anteckningar.

Återställ till status "Under behandling" - Alternativet är aktivt då man redan har klickat på Markera som klar på fakturan. Du kan alltså återställa fakturan till behandling om du vill göra ändringar på den och sedan på nytt skicka den för sakgranskning och/eller godkännande. Om extern finansiering används för en faktura kan den inte återställas till statusen Under behandling.

Makulera - Makulerar redigerbara rese- och kostnadsfakturor. Makulerade fakturor har ingen bokföringssida, med det går att läsa och kopiera dem.

Knappen Förhandsgranskning visar fakturan i utskriftsvänligt format (PDF).

Knappen Diskussion öppnar en fakturaspecifik diskussionsvy för rese- eller kostnadsfakturan. Dessa diskussioner är synliga för alla användare som har rätt att se den aktuella fakturan. Gör inlägg i diskussionen genom att skriva i meddelandefältet och klicka på Skicka. Läs mer om Fakturaspecifik diskussion.

Knappen Gå till har flera alternativ. I den här vyn befinner man sig i alternativet Faktura.

Bokföring - Öppnar fakturans bokföringssida.

Dimensioner - Öppnar fakturans dimensionssida. I Procountor motsvarar dimension och artiklar kostnadsplats eller uppföljningsobjekt.
​Granskning - Öppnar vyn Granskning för fakturan.

Betalning - Öppnar vyn Betalning för fakturan.

Kontoutdrag - Öppnar kontoutdrag.

Person - Visar basuppgifterna i personregistret.

Föregående – Visar föregående faktura.

Nästa – Visar nästa faktura.

X-knappen – Stänger vyn.

I fältet Bilagor kan du bifoga filer till fakturan (till exempel inskannade kvitton) och ta bort befintliga bilagor. Av namnet på knappen framgår antalet filbilagor, exempelvis “Bilagor (2)” betyder att fakturan har två bilagor.

Lägg till en bilaga till fakturan med knappen Lägg till fil och ta bort en fil med knappen Ta bort.

Du kan ändra antalet förklarings- och produktrader som visas genom att placera markören på den övre gränsen av raduppgifterna ovanför knappraden (markören ändras till en dubbelspetsad pil vid rätt plats). Klicka och dra i gränslinjen med vänster musknapp och flytta gränsen uppåt eller nedåt. Inställningen bevaras i minnet tills webbläsaren stängs.

Alla raduppgifter kan redigeras, med undantag för kolumnerna Exkl. moms, Moms totalt och Summa. Du kan ändra ordningsföljden på produktraderna genom att högerklicka på en rad med musen och välja antingen Flytta rad ett steg upp eller Flytta rad ett steg ned i den meny som öppnas. Klicka på Spara efter att du har ändrat ordningsföljden för att ändringen ska aktiveras.

Produkt – I fältet visas namnet på den produkt/tjänst som ska faktureras. Fältet har plats för 80 tecken. Produktuppgiften kopieras till fakturans bokföringssida om du markerat kryssrutan Bokför radvis under Tilläggsuppgifter.

Produktkod – I fältet visas produktkoden för den produkt/tjänst som ska faktureras. Fältet har plats för 40 tecken.

Mängd – I fältet visas mängden av den produkt/tjänst som ska faktureras. Mängden kan anges med 4 decimalers noggrannhet.

Enhet – I fältet visas enheten för den produkt/tjänst som ska faktureras.

Pris – I fältet visas enhetspriset för den produkt/tjänst som ska faktureras.

Rabatt-% – I fältet visas den radspecifika rabattprocenten. Rabatten kan vara mellan 0 och 100 procent och den påverkar fälten Exkl. moms, Moms totalt och Summa. Rabattprocenten visas alltid på fakturaraderna med två decimalers noggrannhet.

Moms – I fältet visas den radspecifika momsprocenten.

Exkl. moms – I fältet visas priset på den produkt/tjänst som ska faktureras exklusive moms. I Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar anges om priset på fakturan i utskrivbart format visas inklusive eller exklusive moms.

Moms totalt – I fältet visas momsandelen för den produkt/tjänst som ska faktureras.

Summa – I fältet visas priset inklusive moms för den produkt/tjänst som ska faktureras.

Radkommentar – Fältet har plats för 255 tecken. Uppgifterna visas på fakturan i utskrivbart format. Om fakturan konteras radvis visas radkommentaren på bokföringssidan.

Startdatum- Ange datum om tillämpligt.

Slutdatum- Ange datum om tillämpligt.

Bilagor - Visar radspecifika bilagor om sådana är tillagda.

Knappen Sök produkt i sektionen Raduppgifter har två funktioner, Sök produkt och Sök produkt med hjälp av kod.

Sök produkt öppnar produktregistersidan där du kan söka och välja produkter till fakturaraderna.

Det går fortast att söka produkter och tjänster i registret med funktionen Sök produkt med hjälp av kod. Då visas ett fönster där du kan mata in produktkoden. Om man kan produktkoderna går det snabbare att söka med koden via det här fönstret än att söka i registret. Om två eller flera produkter har samma kod är det inte möjligt att lägga till dem med hjälp av koden.

Om det har definierats förinställda produkter för personen visas dessa redan på raderna.

Du kan även definiera förinställda konteringsregler för de produkter i produktregistret som används.

Lägg till rad – Skapar en tom fakturarad.

Kopiera rad- Kopierar markerad fakturarad.

Kopiera rad till flera- Kopierar markerad fakturarad önskat antal gånger.

Ta bort rad – Tar bort den markerade fakturaraden.

Radkommentar – Knappen öppnar ett fönster för att skriva en radkommentar. Här går det att göra radbrytningar. Radbrytningar gör det möjligt att redigera fakturaraderna i fakturans Förhandsgranskning så att det blir mer läsbart. Radkommentaren visas på fakturan i utskrivbart format och på bokföringssidan.

Lägg till bilaga till rad – Med den här knappen går det att lägga till radspecifika bilagor.