I Procountor finns tre olika fakturakanaler att välja mellan när man ska skicka en kundfaktura.
E-faktura
Aktivera e-fakturatjänsten
Här finns mer information om hur man aktiverar e-fakturatjänsten i Procountor. Detta måste göras innan man vill skicka en e-faktura. Om tjänsten inte är aktiverad är det inte möjligt för användaren att trycka på Skicka och kundfakturan förblir i status Icke skickad efter att den godkänts.
Olika typer av adresser
Inom e-fakturering finns olika adresser och tjänster som används. Från Procountor är det möjligt att skicka e-fakturor till Peppol eller till en vanlig e-fakturaadress och GLN.
Beroende på vad för e-fakturaadresser du fått, se nedan 3 olika beskrivningar vad hur du då behöver ange dessa i ert kundregister:
Peppol-adress
En Peppol-adress består av ett prefix:org/GLN ( exempel: 0007:5569424467 ).
Prefix 0007 gäller för organisationsnummer: 0007:XXXXXXXXXX
Prefix 0088 gäller för GLN-nummer: 0088:XXXXXXXXXXXXX
I Procountor gör du så här:
E-faktura operatör: PEPPOL
E-fakturaadress: Skriv endast in organisationsnumret eller GLN-numret (skippa 0007: och 0088: )
Vanlig e-fakturaadress/Organisationsnummer
En e-faktura kan skickas mot ett organisationsnummer och operatör.
I Procountor gör du så här:
E-faktura operatör: välj operatören (Ej PEPPOL)
E-fakturaadress: Skriv in organisationsnumret
GLN
Ett GLN-nummer är direkt kopplat till en e-fakturaoperatör och består av 13 siffror.
GLN-nummer är en tjänst som tillhandahålls av GS1 och som sedan läggs till hos ens egna operatör som mottaggningsadress.
I Procountor gör du så här:
E-faktura operatör: välj operatören (Ej PEPPOL)
E-fakturaadress: Skriv in GLN-numret
I kundregistret
När kunden läggs in i kundregistret väljs fakturakanalen för framtida kundfakturor och mottagarens faktureringsadresser. De olika faktureringsuppgifterna kan läggas till för kunden, men det är fakturakanalen som sen styr på vilket sätt kundfakturan skickas till kunden.
Välj bland fakturakanal E-faktura, E-post eller Post för det sätt som ni främst vill skicka kundfakturan på eller hur kunden önskar att ta emot fakturan.
OBS! Om en e-faktura ska till kunden är det viktigt att landskoden SE valts och att organisationsnumret sparats på kunden i kundregistret. Fältet VAT-nummer är obligatoriskt på kundfakturan då den skickas som e-faktura. Om kundens uppgifter hämtas från kundregistret fylls fältet i automatiskt.
På kundfakturan
E-faktura
För att skicka en kundfaktura som e-faktura i Procountor gör så här:
Gå in på kunden i Kundregister.
Fakturakanal: välj E-faktura.
Det dyker nu upp två nya fält:
E-fakturaoperatör: ange PEPPOL eller rätt operatör för mottagaren.
Är man osäker på vilken operatör mottagaren har så väljer man Apix Messaging (APIXSE) i listan. Apix kommer då att i sitt adressregister söka på mottagaren som anges i fältet under E-fakturaadress och skicka fakturan vidare till mottagarens operatör, antingen via PEPPOL eller via den s.k. samtrafiken i Sverige.E-fakturaadress: ange kundens mottagningsadress.
Om mottagaren kräver en referens, anges denna i fältet Orderreferens.
Om kundfakturan inte kan skickas som e-faktura eller blir avvisad av mottagarens operatör, skickas ett felmeddelande från Apix så man har möjlighet att korrigera och skicka om fakturan på nytt.
E-post
För att skicka en PDF-faktura via e-post väljs Fakturakanal E-post och sedan anges en e-postadress till mottagare.
OBS! Endast domänet kontrolleras vilket innebär att hela e-postadressen inte kontrolleras. Kontrollera därför att korrekt adress angetts på fakturan och/eller i kundregistret.
E-postmeddelandet går direkt från Procountors system och skickas från e-postadressen [email protected]. Tänk på att fylla i er e-postadress för frågor kring fakturor på sidan Basuppgifter i fältet Faktureringens kontaktpersons e-postadress då uppgiften visas på fakturan, i e-postmeddelandet och blir även dit e-postmeddelandet går om mottagaren trycker på Svara.
Post
För att skicka kundfakturan brevledes så väljs Fakturakanal Post. Bra att tänka på:
Kontrollera så att er adress syns under loggan i övre vänstra hörnet. Om mottagaren flyttat så skickas fakturan tillbaka till er adress istället för OpusCapita. På så sätt får ni snabbare reda på att mottagaren inte fått sin faktura och kan uppdatera adressen i ert kundregister inför nästkommande kundfakturor.