Processen för att skicka e-fakturor och orsaker till avvisade fakturor kommer att diskuteras i den här artikeln.
Det är möjligt att skicka och ta emot e-fakturor i Procountor via operatören Apix Messaging AB.
Processen för att skicka e-fakturor
Innan du skickar e-fakturor bör det noteras att e-fakturatjänsten först måste aktiveras hos Apix i Procountor på sidan Adresser för e-faktura och skanningstjänst. Därefter ska mottagarens (kundens) e-fakturaadress och operatör fyllas i till Kundregister/Affärspartnerregister så att rätt adresser automatiskt fylls i för varje faktura som görs till kunden. Mer detaljerade instruktioner hur du aktiverar en e-fakturaadress hittar du här.
För att kunna skicka kundfakturorna till kunder som e-fakturor finns det obligatorisk information som måste anges på fakturorna. Mer information om den obligatoriska infon finns här.
Efter att kundfakturan skapats skickas e-fakturan genom att klicka på knappen Skicka.
Om fakturadatumet är långt fram i tiden kommer fakturan att hamna i Procountors Sändlista och fakturan kommer att skickas tre dagar innan fakturadatumet.
Fakturan levereras till avsändarens operatör som kontrollerar och skickas vidare till angiven operatör och e-fakturaadress.
Kundens operatör kontrollerar mottagarens e-fakturaadress och söker efter rätt mottagare som fakturan ska skickas till.
Om operatören hittar e-fakturaadressen i sitt register kommer de att skicka fakturan till mottagaren.
Fakturan läses in i kundens system/program.
Felmeddelanden - varför uppstår sändningsfelet?
En e-faktura kan avvisas av flera olika anledningar. När ett fel uppstår skickas ett e-postmeddelande ut från kundservice till den person som skickat fakturan.
Nedan exempel visar om fel operatör och/eller e-fakturaadress angetts för mottagaren.
När e-fakturan skickats till avsändarens operatör kontrollerar dem mottagarens operatör och e-fakturaadress.
Om uppgifterna inte kan hittas i NEA eRegister eller operatörens egna register testar avsändarens operatör att skicka e-fakturan till de angivna uppgifterna.
Avvisas e-fakturan testar man att skicka den en gång till men till PEPPOL samt den angivna e-fakturaadressen.
E-fakturan skickas över till mottagarens operatör, e-fakturaadressen kontrolleras. Om e-fakturaadressen inte finns registreras hos operatören avvisas e-fakturan med ett felmeddelande till avsändarens operatör.
Om e-fakturan skickats till PEPPOL och PEPPOL-adressen inte finns i PEPPOL's register avvisas e-fakturan till avsändarens operatör.
När en e-faktura avvisats och meddelandet kommit från mottagarens operatör, så skickar avsändarens operatör felmeddelandet vidare till avsändarens program.
För kunder i Procountor innebär detta att Apix skickar ett felmeddelande till Procountor.
Procountor hanterar alla felmeddelanden och skickar e-post till den användare som skickat fakturan från Procountor.
I e-postmeddelandet framgår vilken kundfaktura som avvisats och det felmeddelande som mottagarens operatör skickat.
De vanligaste orsakerna till att e-fakturan inte kan skickas
Har ert företag inte aktiverat e-fakturatjänsten i Procountor blir kundfakturans status Icke skickad efter att den godkänts. Aktivera tjänsten på sidan Adresser för e-faktura och skanningstjänst och återställ sedan statusen för kundfakturan:
Tryck på Redigera > Återställ till statusen Under behandling
Gör eventuella ändringar eller tryck direkt på Godkänn
Tryck på Skicka
De vanligaste orsakerna till att e-fakturan avvisas
Ingen mottagare kunde hittas
I den situation att mottagaren inte kan hittas med den e-fakturaadress och operatör som angivits på kundfakturan så kommer även ett försök att göras att skicka fakturan till PEPPOL med den e-fakturaadress som angivits.
Mottagaren kan ha bytt operatör eller avslutat tjänsten för e-faktura. Vänligen kontrollera faktureringsuppgifterna på nytt med din mottagare.
Felet korrigeras enligt följande:
Kontakta mottagaren/kunden och verifiera deras aktuella faktureringsuppgifter.
Uppdatera därefter faktureringsuppgifterna i ert kundregister. Detta för att undvika liknande fel i framtiden.
På den avvisade kundfakturan måste nu uppgifterna också uppdateras. I och med felmeddelandet ska Procountors kundservice ändrat fakturans status till Icke skickad.
Gå in på fakturan och tryck på Redigera > Återställ statusen till Under behandling.
Korrigera faktureringsuppgifterna enligt de nya uppgifterna som ni fått från mottagaren/kunden.
Skicka sedan fakturan på nytt.
Fel referens har angivits
Olika företag kan ha satt upp regler för att en e-faktura ska hanteras automatiskt eller hamna hos rätt grupp inom företaget. För att detta ska fungera måste e-fakturan innehålla korrekta uppgifter och inte på något sätt avvika från den referens som ska anges. I Procountor anges denna referens i ruta Orderreferens och ingen annan uppgift eller extra ord/namn/siffror/bokstäver än den som mottagaren vill ha ska stå angiven i fältet.
Felet korrigeras enligt följande:
Kontakta mottagaren/kunden och verifiera referensnumret som ska anges på fakturan, eller kontrollera uppgiften på annat sätt.
Om möjligt, uppdatera faktureringsuppgifterna i ert kundregister. Detta för att undvika liknande fel i framtiden.
På den avvisade kundfakturan måste nu orderreferensen uppdateras. I och med felmeddelandet ska Procountors kundservice ändrat fakturans status till Icke skickad.
Gå in på fakturan och tryck på Redigera > Återställ statusen till Under behandling.
Korrigera orderreferensen enligt de uppgifterna som ni fått från mottagaren/kunden.
Skicka sedan fakturan på nytt.