Med överföringsfilen för affärspartnermaterial går det att komplettera affärspartnerregistret i Procountor eller ändra uppgifterna för befintliga affärspartner. Med affärspartners menas kunder, leverantörer och personer.
Den här artikeln är en genomgång av importens filformat och de olika posterna. Läs mer om processen för att importera affärspartnermaterial.
Ladda ner CSV-mallen
Affärspartnermaterial - viktigt att veta innan du läser in en fil
Om uppgifter som angetts i kolumn B, N eller BA matchar mot en redan sparad affärspartner, kommer importen innebära en uppdatering för den affärspartnern. Uppgifterna allokeras till den befintliga affärspartnern i affärspartnerregistret och ersätter den befintliga informationen med den som angetts i CSV-filen. För att läsa in CSV-filen behöver man först öppna den och dela upp den i kolumner, detta gör man via Data > Text till kolumner.
Allokeringen till affärspartnerregistret utförs i ordningsföljden:
Organisationsnummer/Personnummer (kolumn B)
Bankkontonummer (inte kund) (kolumn N)
Kundnummer (kolumn BA)
Information om filen
Överföringsfilen för material är en textfil där en rad bildar en post. Fälten i posten separeras från varandra med semikolon (dessa syns inte i Excel). Därför får inga semikolon förekomma i fälten.
I filen används inga separata rubrikrader utan posterna börjar direkt med första raden i filen.
Som identifierare för filen används CSV-suffix. I övrigt kan filen namnges fritt.
Om filen skapas i en Excel-tabell och sparas i CSV-format (inte CSV (Macintosh) eller CSV (MS-DOS)), kommer fältets avgränsare och ändelse automatiskt att bli korrekta.
Den första kolumnen i tabellen får inte vara tom, då utelämnas den av Excel och kolumnerna kommer inte på rätt plats när de läses in i Procountor. Detta kan undvikas genom att placera ett mellanslag i cell A1 i tabellen.
Om filen skapas i kalkylprogrammet i OpenOffice erbjuds citationstecken runt teckensträngarna när filen sparas i CSV-format. Den inställningen måste tas bort.
Materialets överföringsfil kan innehålla poster av en eller flera olika typer. Detta innebär att du kan importera kunder, leverantörer och personer till respektive register i samma fil.
Postbeskrivningen nedan innehåller följande fältspecifika uppgifter per posttyp:
Kolumn i Excel: fältets kolumn i Excel-tabellen
Kolumnens namn/Uppgift: vilken uppgift som avses
Obligatorisk: X = obligatorisk, (X) = obligatorisk beroende på situationen, tom = frivillig
Format: text, decimaltal, heltal, datum eller annat separat definierat format
Tillåtna värden/Kontroll: värden som är tillåtna eller som kontrolleras att uppgiften är korrekt
Förvalt värde: det värde ett fält får om materialet lämnar fältet tomt
Tilläggsuppgifter: övrigt, t.ex. om uppgiften används som allokeringsuppgift
Det kan finnas två typer av poster i överföringsfilen för affärspartnermaterial:
Affärspartnerpost, som innehåller uppgifter om affärspartnern.
Affärspartnergruppost, som innehåller uppgifter om vilken grupp affärspartnern tillhör (inte obligatorisk). Det kan finnas ett obegränsat antal affärspartnergrupposter per affärspartnerpost. Uppgiften om affärspartnergrupp berör dock endast en affärspartner vars post ingår i filen före grupposten.
Guide till var du fyller i informationen
Nedan bilder visar vart i kund-, leverantör- och personregistret som informationen hamnar om den läggs i kolumnen som står angiven i fältet. Genom att klicka på bilderna så öppnas de upp i ett större format i en ny flik i din webbläsare.
Bild 1: Kundregister Bild 2: Leverantörsregister Bild 3: Personregister
Affärspartnerpost
Kolumn i Excel
|
Kolumnens namn/Uppgift
|
Obligatorisk
|
Format
|
Tillåtna värden/ Kontroll
|
Förvalt värde
|
Tilläggsinformation
|
A
|
Typ (hänger ihop med kolumn B)
|
|
Text, 2 tecken
| SE, NO, DK, FI (osv. för alla länder), PN eller ett mellanslag. Får ej vara tom. |
|
SE (Svenska org.nr.), PN (Personnummer), eller tom (minst ett mellanslag måste anges i kolumnen. Fältet används då inte).
Om SE eller PN anges här kontrolleras datan i kolumn B. För personer kontrolleras kolumn B, även när indata saknas.
|
B
|
Organisationsnummer/Personnummer
|
(X)
|
Text, 40 tecken
|
Formatet kontrolleras
|
|
För företag Org.nr och för personer personnummer. Uppgifterna används för att allokera affärspartnern till affärspartnerregistret.
|
C
|
Affärspartnertyp
|
X
|
Text, 1 tecken
|
C = Kund
|
|
I Personregistret sparas personer för vilka löner, rese- och kostnadsfakturor skapas. Kunder ska läggas in i kundregistret även om kunderna är personer eftersom en person normalt saknar faktureringsadress och då kan problem uppstå när försäljningsfakturor skapas för kunden.
|
D
|
Affärspartnerns namn
|
X
|
Text, 80 tecken
|
|
|
Endast efternamn om affärspartnertypen är P = Person (kolumn C).
|
E
|
Förnamn (endast om affärspartnertypen är Person)
|
|
Text, 80 tecken
|
|
|
Uppmärksammas bara om affärspartner-typen är P = Person (kolumn C).
|
F
|
Gatuadress
|
|
Text, 255 tecken
|
|
|
Uppgiften om identifieraren för namnet i adressuppgifterna anges i kolumn BB.
|
G
|
Postort
|
|
Text, 80 tecken
|
|
|
|
H
|
Postnummer
|
|
Text, 20 tecken
|
|
|
|
I
|
Land
|
|
Text, 2 tecken
|
Koden måste finnas i landskodsregistret i Procountor annars lämnas landet tomt.
|
|
Landskoder
|
J
|
Telefonnummer
|
|
Text
|
|
|
|
K
|
Mobilnummer
|
|
Text
|
|
|
|
L
|
Fax
|
|
Text
|
|
|
|
M
|
Avdelning
|
|
Text, 80 tecken
|
|
|
Uppmärksammas bara om affärspartner-typen är P = Person (kolumn C).
|
N
|
Bankkontonummer
|
|
IBAN, Bankgiro, Plusgiro
|
Formatet kontrolleras
|
|
Endast för personer och leverantörer. För kunder anges inte kontonummer. Uppgifterna används för att allokera affärspartnern till affärspartnerregistret.
|
O
|
Betalningsvillkor
|
|
Heltal, 3 tecken
|
Formatet kontrolleras
|
Om gäller en kund och det finns förvalda betalningsvillkor för kundfakturor, används detta och en nolla, i annat fall 100.
|
De båda första tecknen anger antalet dagar (10 = 10 dagar, 14 = 2 veckor och 30 = 1 månad). Tredje tecknet är storleken på betalningsprocenten. Vi rekommenderar talen 0, 1, 2, 3, 4 och 5. Exempel: 104 = 10 dagar betaltid med 4 % kontantrabatt. 000 = Ska betalas direkt, utan rabatt.
|
P
|
Betalsätt
|
|
Text
|
girering, bankgiro, plusgiro, kreditkortsdebitering, utlandsbetalning, kontanter, annat
|
girering
|
|
Q
|
Valuta
|
|
Text, 3 tecken
|
Koden måste finnas i Procountors valutaregister.
|
SEK
|
|
R
|
E-postadress
|
(X)
|
Text, 80 tecken
|
Formatet kontrolleras
|
|
Uppgiften är obligatorisk om fakturakanalen, (kolumn Z) är 1 (e-post)
|
S
|
Kontaktperson
|
|
Text, 80 tecken
|
|
|
|
T
|
Hemkommun
|
|
Text, 40 tecken
|
|
|
Uppmärksammas bara för personer, P i kolumn C.
|
U
|
Beskattningskommun
|
|
Text, 40 tecken
|
|
|
Uppmärksammas bara för personer, P i kolumn C.
|
V
|
Leveranssätt
|
|
Text
|
postning, i nätet, budtjänst, frakt, buss, kan hämtas eller tom
|
|
|
W
|
Dröjsmålsränta-%
|
|
Decimaltal
|
0–100
|
7,5 (01.07.2013=>)
|
|
X
|
Förvalt språk för fakturan
|
|
Heltal, 1 tecken
|
1 = Engelska
|
Svenska (3)
|
|
Y
|
Hemsida
|
|
Text, 255 tecken
|
|
|
|
Z
|
Fakturakanal
| X |
Heltal
|
1 = E-post
|
Post (2)
|
Om värdet är 1 (E-post), ska kolumn R vara korrekt.
|
AA
|
Passivitetskod
|
|
Text, 1 tecken
|
P = Passiv
|
|
|
AB
|
Förvald artikel i dimensionsklass 1
|
|
Text, 255 tecken
|
Måste finnas bland artiklarna i dimension 1
|
|
|
AC
|
Förvald artikel i dimensionsklass 2
|
|
Text, 255 tecken
|
Måste finnas bland artiklarna i dimension 2
|
|
|
AD
|
Förvald artikel i dimensionsklass 3
|
|
Text, 255 tecken
|
Måste finnas bland artiklarna i dimension 3
|
|
|
AE
|
Förvald artikel i dimensionsklass 4
|
|
Text, 255 tecken
|
Måste finnas bland artiklarna i dimension 4
|
|
|
AF
|
Förvald artikel i dimensionsklass 5
|
|
Text, 255 tecken
|
Måste finnas bland artiklarna i dimension 5
|
|
|
AG
|
Förvald artikel i dimensionsklass 6
|
|
Text, 255 tecken
|
Måste finnas bland artiklarna i dimension 6
|
|
|
AH
|
Förvalt debetkonto för inköp
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
8450
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AI
|
Förvalt kreditkonto för inköp
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
2880
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AJ
|
Förvalt konto för inköpsavstämning
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
8890
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AK
|
Förvalt debetkonto för försäljning
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
1700
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AL
|
Förvalt kreditkonto för försäljning
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
3000
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AM
|
Förvalt debetkonto för kostnadsfakturor
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
8450
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AN
|
Förvalt kreditkonto för kostnadsfakturor
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
2880
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AO
|
Förvalt avstämningskonto för kostnadsfakturor
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
8890
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AP
|
Förvalt debetkonto för resefakturor
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
7800
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AQ
|
Förvalt kreditkonto för resefakturor
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
2880
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AR
|
Förvalt avstämningskonto för resefakturor
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
8890
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AS
|
Förvalt kreditkonto för journaler
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
8450
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AT
|
Förvalt debetkonto för journaler
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
8450
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AU
|
Förvalt avstämningskonto för journaler
|
|
Heltal, 4 tecken
|
Måste finnas i kontoplanen
|
8890
|
Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
|
AV
|
Faktureringsadress
|
|
Text, 255 tecken.
|
Procountor kontrollerar innehållet i fältet på så sätt att 4 eller 5 ”\”-tecken har registrerats i fältet. Om antalet sådana tecken är 5 är den andra angivna uppgiften en identifierare. Om antalet tecken är 4 är den andra angivna uppgiften en gatuadress.
|
En tom adress bildas av affärspartnerns adress (kolumn D-I) + kolumn BB).
| Används endast om faktureringsadressen är något annat än sätesadressen. |
AW
|
Leveransadress
|
|
Text, 255 tecken.
|
Procountor kontrollerar innehållet i fältet på så sätt att 4 eller 5 ”\”-tecken har registrerats i fältet. Om antalet sådana tecken är 5 är den andra angivna uppgiften en identifierare. Om antalet tecken är 4 är den andra angivna uppgiften en gatuadress.
|
|
|
BA
|
Affärspartnernummer
|
|
Text, 40 tecken
|
Affärspartnernumret ska vara unikt
|
|
Uppgifterna används för att allokera affärspartnern till affärspartnerregistret.
|
BB
|
Identifierare
|
|
Text, 80 tecken
|
|
|
Identifierare för affärspartnerns adress. Uppmärksammas inte för personer (kolumn C = P).
|
BC
|
Bankens BIC-kod (SWIFT-kod)
|
(X)
|
Text, 8–11 tecken
|
Formatet kontrolleras
|
|
Obligatorisk om betalsättet (kolumn P) är utlandsbetalning.
|
BD
|
E-fakturaoperatör
|
|
Text, E-fakturaoperatörens EDI- eller SWIFT-kod
|
Formatet kontrolleras
|
|
Får vara tom om uppgifterna för affärspartnern kan hämtas med hjälp av E-fakturakoden (kolumn AX) eller EDI-koden (kolumn BE) i adressregistret för E-fakturor. Notera fakturakanalen (kolumn Z).
|
BE
|
E-fakturaadress
|
|
|
|
|
|
BG
|
Antal dagar för kontantrabatt
|
|
Heltal
|
|
|
|
BH
|
Kontantrabattprocent
|
|
Decimaltal
| 0–100 |
|
|
Affärspartnergruppost
Uppgifter om affärspartnergruppen (0–n st./affärspartner). Obs! Uppgiften om affärspartnergrupp rör bara en affärspartner vars post finns angiven i filen före grupposten.
Excelcell
|
Fältnamn/Uppgift
|
Obligatorisk
|
Format
|
Tillåtna värden/Kontroll
|
Förvalt värde
|
Tilläggsuppgifter
|
A
|
|
|
Text, 5 tecken
|
GROUP
|
|
Om åtminstone en GROUP-rad finns för en affärspartner ska alla gruppuppgifter tas bort och de nya uppgifterna som importeras ersätter de tidigare uppgifterna.
|
B
|
Gruppens namn
|
|
Text
|
Om en grupp med samma namn inte hittas skapas en ny grupp i Procountor.
|
|
|
C
|
Huvudgruppens namn
|
|
Text
|
Om en huvudgrupp med samma namn inte hittas skapas en ny huvudgrupp i Procountor.
|
|
|
D
|
Rapporteringsgrupp
|
|
Text, 1 tecken
|
X
|
|
I detta fält visas tecknet X om en rapporteringsgrupp avses. Det kan endast finnas en sådan grupp för affärspartner. Om en affärspartner har X på flera rader väljs den översta raden av dessa som rapporteringsgrupp.
|