Olika typer av e-postmeddelanden kan skickas från programmet Procountor. Det kan till exempel vara fakturor, ordrar, betalningspåminnelser, meddelanden om fakturor som ska granskas och massutskick.
Kundfaktura, kundorder och inköpsorder
När du vill skicka kundfakturor eller kund- eller inköpsorder väljer du E-post som fakturakanal och anger e-postadressen i fältet. Om en e-postadress har registrerats för affärspartnerna tas den fram som förvalt värde. Kontrollera att e-postadressen är korrekt ifylld.
I e-postmeddelandet är fakturan/ordern en filbilaga i PDF-format. Som avsändaradress (fältet From) införs [email protected]. I en faktura som ska skickas med e-post finns de uppgifter som är ödvändiga vid betalningen (fakturanummer, förfallodag, summa, referensnummer, kontonummer och streckkod) i meddelandet. Rubriken innehåller något av orden Faktura, Orderbekräftelse, Inköpsorder eller Offert, faktura- eller ordernumret samt namnet på det företag som skickat fakturan.
Betalningspåminnelse
Du kan skicka en betalningspåminnelse per e-post även om fakturakanalen för den ursprungliga fakturan är en annan än e-post. Om fakturan har skickats med e-post föreslås den adress som använts på fakturan som e-postadress.
I e-postmeddelandet är betalningspåminnelsen en filbilaga i PDF-format. Som avsändaradress (fältet From ) införs [email protected]. I en betalningspåminnelse som ska skickas med e-post finns de uppgifter som är nödvändiga vid betalningen (fakturanummer, förfallodag, summa, referensnummer, kontonummer och streckkod) i meddelandet. Rubriken innehåller ordet Betalningspåminnelse, fakturanumret samt namnet på det företag som skickat fakturan.
Meddelande om leverantörs-, rese- eller kostnadsfaktura som ska sakgranskas
Du kan skicka en påminnelse om leverantörs-, rese- och kostnadsfakturor per e-post till sakgranskaren och godkännaren. Sakgranskarens och godkännarens e-postadresser ska anges i användarens egna uppgifter.
Påminnelserna skickas från Procountor i vissa intervaller och om samma sakgranskare/godkännare har flera påminnelser på gång samlas de i ett och samma e-postmeddelande. I e-postmeddelandet finns en länk som leder till Procountors inloggning. Efter inloggningen hämtas de fakturor som nämndes i e-postmeddelandet till Sökning av verifikat Som avsändaradress (fältet From ) står det [email protected]. E-postmeddelandet ska inte besvaras.
Läs mer om godkännande av fakturor.