Aktivering av skanningstjänst
Alla Procountor Financials Start-up paket inkluderar e-faktura och skanningstjänsten (från Apix). Om ert företag tidigare inte använt er av e-faktura eller skanningstjänsterna kan ni nu själva aktivera dem via sidan Adresser för e-faktura och skanningstjänst i Procountor.
Mottagning av fakturor
Post
Pappersfakturor (post) dirigeras från Apix distributionsnät till kunden i Procountor. Postadressen för samtliga aktiverade kunder är:
Företagets namn
Postbox 156
831 88 ÖSTERSUND
Postboxadressern är samtliga företag och enheter. Viktigt att företagets namn och organisationsnummer står angivet på fakturan.
E-post
E-postadresserna för skanning är unika för var kund i Procountor. Fakturor som skickats via e-post dirigeras vidare till kunderna i Procountor baserat på vilken e-postadress fakturan skickats till.
Exempel på e-fakturaadress: [email protected]
Fakturabehandling, e-post fakturor
Apix Messaging tar emot kundfakturan via e-post genom att använda följande kriterier:
Själva fakturan ska finnas i mailet som en bilaga och det ska vara en PDF-fil.
E-postmeddelandet får endast innehålla en PDF-fil, som innehåller endast en faktura.
Bilagor i annat format än PDF behandlas inte.
Maximal filstorlek för PDF-filen är 2MB. Maximal filstorlek för hela e-postmeddelandet är 7MB.
Lösenordsskyddade eller på annat sätt begränsade filer stöds inte.
Skanningstjänsten rekommenderar att du använder 300 dpi kvalitet när du skannar dokument.
Mottagarens (Till:) adress får inte innehålla någon annan adress. Om du vill maila en kopia av fakturan till kunden måste du till exempel ange denna e-postadress i Kopia-fältet.
Ämne: Ämnet för e-postmeddelandet bör innehålla ordet "Faktura" eller "Invoice" och fakturanumret. Detta är inte obligatoriskt, men rekommenderas.
Efter sändningen kommer tjänsten att producera ett automatiskt svar via e-post inom 15 minuter.
Om fakturan accepterades och behandlades utan problem är ämnet för e-postmeddelandet:
“DELIVERED:” och efter det det ursprungliga e-postämnet
Om fakturan INTE accepterades är ämnet för e-postmeddelandet:
“NOT DELIVERED:” och efter det det ursprungliga e-postämnet
Fakturan ska skickas i rätt format på nytt.
Behandlingstid för skanningstjänst
Pappersfakturor och e-postfakturor har samma behandlingstid från det att de anländer till scanningtjänsten. I praktiken går e-postfakturor snabbare att hantera eftersom de omedelbart når scanningtjänsten när e-posten skickas. Pappersfakturor däremot tar längre tid på grund av postens distribution.
Om en faktura anländer till scanningtjänsten före kl. 10 på måndag morgon kan den förväntas vara inlagd i Procountor senast tisdag.
Om fakturan anländer efter kl. 10 på måndag, kan den förväntas vara i Procountor senast onsdag.
Notera att fakturor inte scannas under helger eller på helgdagar.
Observera att det kan dröja längre än ovan ledtider vid datum där en större mängd fakturor skickas in till skanningen, t.ex. datum som den första eller sista i en månad.
Tips: Om du tar emot en faktura som behöver betalas omgående (t.ex. idag eller imorgon), rekommenderar vi att du manuellt lägger in fakturan för att säkerställa snabb hantering och betalning.
Vad händer med material som inte kan skannas?
Materialet som inte kan skannas kommer att lagras av Apix i 30 dagar. Det kommer inte att vidarebefordras automatiskt. Om du misstänker att något material har skickats för skanning, som inte hör dit, vänligen kontakta vår kundservice.
Vi har fått in dubbla fakturor, varför?
Fakturor som skickas via e-post valideras inte vid skanningen, utan samtliga inskickade fakturor skannas och skickas vidare till Procountor. Detta innebär att om en och samma faktura skickas in från flera personer eller system så kommer samtliga att skannas och skickas in till er miljö i Procountor.
För varje skannad faktura som inkommit via e-post så skickas alltid en översikt från själva e-postmeddelandet med som en separt bilaga. På den bilagan kan man se dessa uppgifter:
From: vilken e-postadress som skickat fakturan
To: till vilken e-postadress fakturan skickades till
Date: datum och tid som fakturan skickades till e-postadressen
Attachments: PDF-bilagans namn
Subject: eventuellt ämne för e-postmeddelandet
Under ovan information kommer även själva e-postmeddelandet med så långt som det är möjligt att visa på bilagan.
Vid väldigt lång text i e-postmeddelandet så kan det hända att endast den första delen kommer med på bilagan.
Exempel för hur den övre delen på bilagan kan se ut
Genom att jämföra bilagorna på de leverantörsfakturor som inkommit för samma faktura så kan man se om problemet uppstått för att flera olika avsändare skickat in faktura eller om samma avsändare skickat in fakturan vid flera olika tidpunkter.